START!
Start.artun.ee on ettevõtlus- ja karjäärialane infoportaal Eesti Kunstiakadeemia liikmeskonnale. Siit leiate teavet, materjale ja viiteid intellektuaalomandi, ettevõtluse, karjääri, praktika ja projekti-juhtimisega seotud teemadel.
start.artun.ee Facebookis
EKA Portfooliod

Projektide aruandlus

Projektijuhtimise üheks väga oluliseks, kuid tihti alahinnatud osaks on aruandluse koostamine. Aruandlust nähakse peamiselt kui projekti kiiret kokkuvõtete tegemist rahastajatele, tegelikult on tegemist projekti olulise juhtimisinstrumendiga projekti teostajatele endile. Ka ajaliselt ei alga aruandlus projekti tegevuste lõppedes, vaid sellega tegeletakse jooksvalt kogu projekti kestel.

Siit lehelt leiad infot järgmistel teemadel:
Projekti teostumise jooksev jälgimine ja kontroll
Projekti lõpp-aruandlus

Aruannete esitamine partneritele


Projekti teostumise jooksev jälgimine ja kontroll

Projekti aruandluse lihtsustamiseks on vaja enda jaoks kehtestada projekti jälgimise ja kontrolli põhimõtted. Hoides kõiki projekti aspekte  kontrolli on lihtsam koostada projekti aruandlust, seda nii vahe-etapis kui ka lõpp-aruande etapis.

Projekti kontroll ja jälgimine tähendab projekti esialgse plaani (vt projekti koostamise õpetus) üle kontrolli omamist, selle täiendamist ja parandamist projektijuhtimise igapäevases tegevuses.

Kirja pandud projektiplaan on põhiline projektitöö koordineerimise vahend, mille kaudu saab kontrollida ja juhtida nii tegevusi, eelarvet kui ka meeskonda. Lisaks aitab projektiplaan kommunikatsiooni korraldamisel erinevate sihtrühmade ja projekti meeskonna vahel.

Projekti esialgses plaanis on kirja pandud planeeritavad tegevused kindlate eesmärkide saavutamiseks, sellest tulenev tegevusplaan ja eelarve. Enne projektiga alustamist on see kõik hinnanguline, töö käigus tuleb ette mitmeid muudatusi plaaneeritusse (mõned tegevused lõpetatakse varem, asendatakse teistega, kuluartiklid kujunevad kallimaks või odavamaks) ja neid tuleb kajastada ka projektiplaanis, et olla pidevalt kursis võimalike kõrvalekalletega planeeritust. Projektijuhtimise üks väljakutseid ongi hoida projektiplaani pidevalt adekvaatsena.

Kui projekti teostamise käigus ei suudeta hoida projektiplaani ajakohasena, võib mingil hetkel kaduda kontroll projekti tulemuste saavutamise üle ning projekti aruannete koostamisel läheb väga suur energia informatsiooni täpsustamise ja parandamise peale ning vajaliku lisainformatsiooni otsimisele.

Aruandluse  koostamiseks on projekti käigus projektijuhil ja/või –meeskonnal vaja tegeleda järgmiste teemadega:
•   võrrelda esialgset tegevuskava ja  tegevuste nimistut – kontrollida, kas planeeritud tegevused sooritatakse õige-aegselt, on nende lõpetamiseks vaja lisa-aega või lõpetatakse need planeeritust varem; kas mingid tegevused on oma olulisuse kaotanud ja need võib ära jätta või on juurde tekkinud tegevusi, mida ei osatud planeerimisetapis ette näha;
•   anda hinnang juba teostatud tegevuste hulgale ja kvaliteedile – kas need  tegevused on ikka aidanud kaasa projekti kulgemisele nagu planeeritud või on see tähendanud lisategevuste teket, kulude kasvamist või tegelikult on liigutud eemale oma eesmärkide saavutamisest; kuidas on projektimeeskond tulnud toime endale pandud kohustustega;
•   tegevusplaan on tihedas seoses eelarvega, seetõttu tuleb samal ajal kõrvutada ka planeeritud eelarvet ja reaalselt tekkinud kulude-tulude seisu, oluline on teada, kas raha on laekunud ajaliselt õigesti, kas on olemas finantsid erinevate etappide teostamiseks, kas eelarve kulude täitmisega ollakse graafikus või on mõnes eelarvekohas kasutamata ressursse või on kulutused kasvanud planeeritust suuremaks;
•   projekti meeskonna motivatsiooni hindamine projekti käigus – koostöövalmidus üksteisega ja ühistest eesmärkidest sarnane arusaam, kas projekti on kaasatud piisavalt inimesi, millised võimalused on uute inimeste kaasamiseks, kellegi välja vahetamiseks või mõne meeskonnaliikme panusest loobumiseks (põhjuseks näiteks eelarve või tegevusplaan).

Jooksva projekti jälgimise peamiseks eesmärgiks ongi just efektiivne muudatuste sisseviimine projekti, projekti pidev hoidmine õigetes radades. Sellest tulenevalt on oluline projekti staatuse ja esinenud muudatuste õigeaegne ning pädev kommunikeerimine, seda nii meeskonnasiseselt kui ka sihtgruppidele ja partneritele.

Jooksvalt kontrolli omamine projektiplaani muudatustest  annab omakorda võimaluse olla alati informeeritud projekti seisust erinevatel etappidel. Kui peaks esinema vajadus koostada projektile ka mõnes vahetapis aruanne, siis on seda lihtsam teha kui kogu informatsioon on jooksvalt olemas ja sellest lähtuvalt on tehtud vajalikud modifikatsioonid ja otsused.


Projekti lõpp-aruandlus

Projekti kõikide tegevuste lõpetamisel tuleb teostada projekti lõpp-aruandlus. Tegu on lahutamatu osaga projektist. Kuna projekt on ajutine tegevuste kogum, millel on konkreetne algus ja lõpp, siis on võimalik tõmmata tegevuste lõppedes nö joon alla, anda hinnang teostatule ja planeerida edasise tegevusi.

Projekti lõpetamisel on olulised järgmised aspektid:
•   saada hinnang partneritelt, sihtrühmalt, teostajatelt projekti läbiviimisele, tulemustele ja eesmärkide saavutamisele;
•   viia lõpuni kõik alustatud lepingutega võetud kohustused;
•   tulude ja kulude lõpliku seisu välja selgitamine ning vajalike viimaste arvete esitamine või kulude välja maksmine;
•   vajalike dokumentide, projekti teostamise ajal kogunenud materjalide, trükiste jne kokku kogumine;
•   edasiste tegevuste paikapanek, mõnede tegevuste edasi delegeerimine mõne muu projekti jaoks või uute projektide jaoks märkuste ja kommentaaride tegemine.

Selle teostamiseks koostataksegi lõpp-aruanne. Tegu on nii nagu projektiplaani puhul projektijuhtimise vahendiga, mis on peamiselt mõeldud projekti teostajale endale. Projekti lõpp-aruanne on aluseks kõikide väiksemate aruannete koostamiseks.

Projekti lõpp-aruandel on järgmised olulised osad, olgu tegu kas väikese või suure projektiga:

•   projekti üldine ülevaade
– projekti plaanist välja toodud seatud eesmärgid, tulemused, planeeritud tegevused ja eelarve,
– ülevaade projekti üldisest kulgemisest – jooksva hindamise, kontrolli ja jälgimise kokkuvõtted,
– projekti teostamise käigus sisse viidud muudatused ja parandused esialgsesse projektiplaani;

•   peamiste saavutuste kokkuvõte
– projektiga saavutatud tulemuste kirjeldus,
– parimad kaasused projekti teostamisest (administratiivsed, finantsilised, loomingulised vm);

•   eesmärkide saavutamise hinnang
– projekti teostamiseks seatud eesmärkide saavutamine,
– seatud eesmärkide ja projekti lõpp-tulemuse võrdlus ja analüüs,
– projektist tulenevalt alustatud teised positiivsed arengud (nt valdkondades, mida projekti planeerides ei osatud ette näha, positiivne näide tulemustest),
– eesmärkide mitte saavutamisel analüüs põhjustest ja tekkinud uuest situatsioonist ning stsenaariumide esitamine edasiseks;

•   finantsaruandlus
– projekti kogutulude ja –kulude koond, analüüs erinevuste kohta planeeritud eelarvest,
– kõikide finantsdokumentide ja lepingute kogumine ühte projektikausta,
– rahastajate ja partnerite panus eelarvesse, nende panusega teostatud tegevuste ja kulude kokkuvõtted,
NB! ka projekti lõppedes peavad projekti tulud-kulud olema tasakaalus, tulude suurema laekumise puhul, peab arvestama, mis antud vahenditega tehakse kas käesoleva projekti raames või järgmistes projektides;

•   hinnang projekti läbiiviimisele
– projektijuhtimise ja projekti administratiivse teostamise hindamine,
– projekti meeskonna koostöö hindamine,
– võimalikud hinnangud projekti kaasatud inimeste tööle – kas meeskond oli piisav, erisused planeeritud meeskonna suurusest, selle põhjused ja tagajärjed;

•   projekti lõppedes veel lahendamata jäänud teemad/probleemid, mis vajavad edasist tegutsemist ja sellest tulenevalt soovitused järgmiste projektide teostamiseks
– projekt ei pruugi olla saavutanud oma kõiki seatud eesmärke ning seetõttu tuleb mõelda, kuidas neid saavutada või planeerida nende teostumine projektijärgselt,
– projekt on tõstatanud üles uusi teemasid, ideid või probleeme, millega ei ole jõutud veel tegeleda, mis aga võiksid olla aluseks tulevasteks projektideks,
– mida peab tulevikus arvesse võtma sarnaste projekti teostamisel;

Lihtsustamaks enda või teiste inimeste tööd tulevikus sarnaste projektidega tegelemisel, on soovitav lõpp-aruandesse kaasata materjali järgmistel teemadel:
•   millised olid peamised probleemid, konfilktid ja uued ideed projekti teostamisel, kuidas nendega tegeldi projekti raames, hinnata nende teemadega tegelemist ja vastuvõetud otsuseid;
•   ülevaade igast projekti etapist, milline oli seis iga etapi teostamisel tegevusplaani ja eelarve kujunemisel, erinevuste korral analüüs põhjustest;
•   projektist väljakasvanud uued tegevuste ja projektide kirjeldused/kavandid;
•   kõigi projektis osalejate soovitused ja ettepanekud edaspidiseks projektide paremaks sujumiseks ja oma tegevuse parimad kaasused/lahendused.

Projekti lõpp-aruanne on heaks aluseks ka projektijärgsete teavitustegevuste teostamiseks. Tihti on vaja veel ka projekti lõppedes vaja jagada informatsiooni oma partneritele ja/või sihtrühmadele milliseks projekti lõpp-tulemus kujunes ja kuidas seda hindavad projekti teostajad ise. Olles enda jaoks lõpparuande kokku pannud , on alati hea sellest informatsioonist koostada lühike ülevaade projektiga seotud gruppidele.


Aruannete esitamine partneritele

Olles enda jaoks projekti kokku võtnud, on järgmise sammuna vajalik viia informatsioon ka oma partneritele, eriti just rahastajatele. Kõigil nendel osapooltel on oma eesmärgid projekti panustamiseks ja nende huvi on saada tagasisidet, kas need on saavutatud. Kõige olulisem on alati oma partnereid teavitada projekti lõppemisest ja anda lühike ülevaade, mida saavutati ja milline oli partneri panusest tulenev kasu projekti (lühikokkuvõte lõpp-aruandest).

Aruande alusel saab rahastaja/partner otsustada, kas tema panustatud toetust on kasutatud eesmärgipäraselt, kas see oli piisav. Korrektne aruandluse esitamine on ka aluseks tulevase koostöö planeerimisele.

Projektide rahastamisega tegelevatel asutustel on tavaliselt olemas kindlad aruande vormid ja reeglistikud. Oluline on jälgida, et nendes esitatud nõuetest on kinni peetud, seda nii aruande vormi täitmisel, aruande lisade koostamisel (näiteks tihti palutakse sisulist kokkuvõtet eraldi) ja vajaliku dokumentatsiooni esitamisel (finantsdokumendid, lepingud, teavitusmaterjalid jne).

Kindlasti tuleb jälgida iga rahastaja puhul aruande esitamise tähtaegu! Rahastajate kaupa võivad tähtajad olla seatud erinevad ja oluline on asja-ajamise korrektsust arvestades need esitada õigeaegselt. See seab tihti  piirid ise-enda aruande koostamisele. Kui rahastaja tahab saada lõpp-aruannet kuu aja jooksul pärast projekti lõppu, siis on enne vaja ka projekti enda lõpp-aruanne valmis kirjutada.

Aruande finantsosas huvitab iga partnerit põhiliselt, kuidas on kasutatud nende poolt eraldatud toetust ning kui palju on muutunud  projekti kogumaht planeeritust. Seega on lisaks üldise eelarve ja kujunenud kulude-tulude aruandele vaja välja tuua partneri toetusega teostatud kulutused. Aruandes peab olema ära toodud täpne partneri poolt eraldatud toetussumma ja sellele võrdväärselt esitatud kulud, mis antud raha eest kaeti. Tihti on need kulud kindlaks määratud juba taotluses ja rahastuslepingus ja nende tõendamiseks nõuab rahastaja tõendamiseks nii vastavat arvet kui ka pangast maksmist tõendavat maksekorraldust (kui tegu pole olnud sularahamaksega).

Partneritele või rahastajatele (sponsorid), kellel ei ole aruande vorme või reeglistikku selle koordineerimisel, tuleb siiski aruanne esitada. Ka need aruanded põhinevad projekti enda lõpp-aruandel, aga võivad olla üldsõnalisemad ja näiteks suuremate projektide puhul ka rohkem visuaalse materjali põhjal koostatud.

Erasponsorite jaoks on oluline nende panusest teavitamine projekti toimumise kestel (nt reklaammaterjalid nende logoga, ürituse toimumise kohas bänner, mainimine pressiteadetes, kodulehel jne) ning muidugi materjalid projekti toimumise kohta.

Üldistatult saab välja tuua järgmised punktid, mis peavad olema partneritele esitatud aruannetes kajastatud:

•   projekti sisuline aruanne
– projektiplaani kokkuvõte,
– teostatud tegevused,
– saavutused ja tulemused,
– projekti kaasatud osapooled,
– tagasiside sihtrühmadelt,
– projekti raames koostatud materjalid (kui neid on);

•   projekti finantskokkuvõte
– projekti üldine eelarve ja kujunenud tulud ja kulud,
– projekti partnerite panus partnerite kaupa,
– konkreetse partneri panuse eest teostatud kulud (kui on tegu olnud rahalise toetusega),
– vajadusel kuludokumentatsioon ja maksmist tõendavad panga maksekorraldused (ainult kui partner on seda nõudnud nende poolt kaetava summa ulatuses)

•   teavitustegevuse kokkuvõte
– teavitustegevuste plaan ja tegelik teostumine,
– loetelu ilmunud materjalidest (artiklid, viited, projekti enda kodulehekülg jne),
– näidised erinevatest teavitusmaterjalidest (trükised, reklaamid jne),
– fotod projekti olulisematest sündmustest.

 

 

 

Toetajad
Estonia pst. 7 / Teatri väljak 1 tao@artun.ee tel: 626 7345