START!
Start.artun.ee on ettevõtlus- ja karjäärialane infoportaal Eesti Kunstiakadeemia liikmeskonnale. Siit leiate teavet, materjale ja viiteid intellektuaalomandi, ettevõtluse, karjääri, praktika ja projekti-juhtimisega seotud teemadel.
start.artun.ee Facebookis
EKA Portfooliod

Projektijuhtimine

Projekti iseloomust sõltumata on tähtis jälgida, et see ei oleks asi iseeneses, vaid siiski kogum tegevusi, mis otseselt või kaudsemalt mõjutab nii määratud sihtrühma kui ka ümbritsevat keskkonda. Projekt ei ole lihtsalt raha taotlemise jaoks koostatav seletus, vaid läbimõeldud tegevuste kogum teatud eesmärgi saavutamiseks. Projektil on konkreetne algus ja lõpp ning on võimalik määrata täpsed tulemused ja võimalused nende tulemuste saavutamise hindamiseks.

Projektiga seotud tegevuse võib jagada:
– Projekti koostamine ja ettevalmistamine, s.h finantsplaneerimine
– Projekti läbiviimine
– Projekti kokkuvõtete tegemine ja aruandlus

Projekti koostamine ja ettevalmistamine on väga oluline osa nii projekti edukaks sujumiseks kui ka rahastajate leidmiseks. Kui võtta aluseks kriteeriumid, mille alusel on projektidel Euroopa Sotsiaalfondis edukus tagatud:
– Tugev kontseptsioon ja teostatavus – oluline on väga konkreetselt sõnastada projekti eesmärk, tegevused eesmärkide saavutamiseks ja tegevuste tulemused. Nii oma finantside planeerimiseks kui töö efektiivistumiseks on oluline tagada, et kõik tegevused siiski viivad eesmärgini. Planeerima peab ka võimalikke riske, s.h hindama tehnilist realiseeritavust, keskkonnamõju ja majanduslikku teostatavust.
– Vajadus ja asjakohasus – projekti asjakohasuse saab tagada, kui juba planeerimisetapis teostada probleemide analüüs, sest projekt peab olema suunatud kasusaajate tegelikele vajadustele ja peab tulemusena tagama positiivse muutuse.
– Jätkusuutlikkus – projektid tuleks kavandada jätkusuutlikena, nii et projekti kestel loodud tulemused ja positiivne mõju jääks kestma ning leiaks rakenduse ka pärast projekti tegevuste toimumist.

Projekti kavandamiseks on mitmeid erinevaid tööriistu, kõige levinumad on:
– Probleemipuu ja eesmärgipuu
– Projekti kavand
– Loogiline raammaatriks

Planeerides suuremat projekti, mille jaoks soovitakse taotleda raha ka Euroopa Komisjoni vahenditest, tasub projekti kvaliteetseks ettevalmistamiseks pöörduda konsultatsiooniettevõtte poole.
Projekti planeerimisel on väga oluline määratleda ära ka koostööpartnerid, keda võib jagada üldiselt järgmiselt:
– Finantseerija, kes panustab projekti rahaliste vahenditega
– Mitterahalise panusega osaleja – pakub tasuta tööjõudu, tasuta tegevuspinda vms
– Projekti tegelik teostaja – teostab projekti

Enne projekti teostamist tuleb väga täpselt ära määratleda iga partneri rollid tegevuste läbiviimisel ning ka rahalise panuse osas. Soovitavalt ka lepinguliselt see sätestada. Olles paika pannud oma teostava projekti eesmärgid ja tegevused, leidnud partnerid, saab hakata edasi tegelema projekti rahastamisega. Selle jaoks on tarvis teha järgmist:
– Kalkuleerida kokku projekti kulud ja hinnata kõikide kulude ratsionaalsust vastavalt tegevustele
– Paika panna, kui suur on võimalik omafinantseering antud projekti jaoks, palju on võimalik projektiga teenida (kui üldse on)
– Uurida võimalusi rahastuse saamiseks ja koostada taotlused vastavalt iga rahastaja nõuetele
– Leides võimalikud kulutused, teha kindlaks, kas on mingeid kuluartikleid, mis on osutunud projekti toetuse saamisel abikõlbmatuteks ja seetõttu tuleb need ise katta

Abikõlbulikkus üldises tähenduses on teatud tegevuste elluviimise või kulutuste tegemise lubatavus sõltuvalt kindlatest õiguslikest kriteeriumitest, s.t kulu vastab nii rahastaja seatud kriteeriumitele. Tihti määratakse abikõlbulikkus ära ka rahastaja poolt tehtud otsuses (mille jaoks teostus on mõeldud).
Kui eelnev töö projekti planeerimisel on olnud piisav ja põhjalik, siis on selle võrra lihtsam projekti rakendudes oma eesmärke saavutada ja projekti läbi viia. Projekti sujuvaks läbiviimiseks peab olema määratud projekti juht, kes vastutav projekti kulgemise eest ja kõigi osaliste kaasatuse eest projekti.
Projekti lõppemisel ei saa aga siiski veel kõike jätta sinnapaika, kuna rahastajad soovivad tavaliselt oma rahade kasutamise kohta saada aruannet – kas ikka saavutati vajalikud tulemused, kui mitte, siis millised olid põhjused, kuidas on garanteeritud projekti jätkusuutlikkus jne.

Aruande tegemisel tuleb meeles pidada, et tegu pole ainult rahastajale finantsnumbrite ja kuludokumentide esitamisega, vaid hõlmab ka:
– Projekti tegevuste kokkuvõtet ja võrdlemist plaanituga
– Eesmärkide saavutuse kvantitatiivset ja kvalitatiivset hindamist
– Pprojekti meedia- ja kajastusemonitooringut
– Projekti kulude ja tulude kujunemist võrreldes planeerituga
– Projekti läbiviidu hindamine jätkuprojektide või tulevaste projektide läbiviimiseks

Teksti koostamisel on kasutatud abimaterjalina:
– Euroraha Käsiraamat 2005 (AS Innopolis Konsultatsioonid, 2005);
– Eurorahastamise Käsiraamat (Äripäeva Kirjastus, 2004)

Toetajad
Estonia pst. 7 / Teatri väljak 1 tao@artun.ee tel: 626 7345