START!
Start.artun.ee on ettevõtlus- ja karjäärialane infoportaal Eesti Kunstiakadeemia liikmeskonnale. Siit leiate teavet, materjale ja viiteid intellektuaalomandi, ettevõtluse, karjääri, praktika ja projekti-juhtimisega seotud teemadel.
start.artun.ee Facebookis
EKA Portfooliod

Projekti koostamine

Mis on projekt?
Missugused on projektiga seotud etapid ja tegevused?
Kuidas koostada projektitaotlust?
- Eesmärgid
- Tulemused
- Sihtgrupp
- Partnerid
- Tegevuskava
- Eelarve
- Riskid
- Taustainfo
Kuidas leida partnereid? Kust leida kunstiprojektide rahastamisvõimalusi?
Kuidas koostada meeskonda?
Kuidas juhtida meeskonda?
Kuidas teostada projekti teavitustegevust?

Vaata lisaks - PROJEKTITAOTLUSE NÄIDIS


Mis on projekt?

Väga lihtsustatult saab kirjeldada projekti kui teatud eesmärgi saavutamiseks teostatavate tegevuste kogumit. Samas jätab selline üldistus kirjeldamata mitmed olulised omadused, milleks on uudsus, ühekordsus, ajaline piiritletus, erakorraliste ressursside vajadus ja intedistsiplinaarus. Lahtiseletatult tähendab see järgmist:
Projekt saab tavaliselt alguse sellest, et on probleem, mida soovitakse lahendada ehk endale seatakse eesmärgid (nt omaenda loomingu tuntuks tegemine), lahendamise võimaluseks on teostada projekt (nt näituse korraldamine). Selle läbiviimiseks on kindel aeg (näitus peab konkreetsel kuupäeval avatama ja mingi aja pärast sulgema) ja selle teostamiseks läheb vaja igapäevasele tegutsemisele täiendavaid vahendeid (enda ja teiste inimeste töötunnid, rahalised väljaminekud materjalide, ruumide jne osas). Samas on tegu  uudse ettevõtmisega (isegi kui korraldad kolmandat või viiendat näitust, on tegu uue projektiga). Kõige selle ohjamiseks ei piisa ainult enda eriala heast tundmisest, vaid tuleb osata juhtida nii meeskonda, finantse kui ka administratiivseid (rahastustaotlused, partnerite otsimine jne) ja tehnoloogilisi tegevusi.
Kõik see muudabki projekti vägagi keeruliseks ettevõtmiseks, sest kõigi aspektide planeerimine ning juhtimine nõuab kogemusi ja teadmisi. Oluline pole, kas tegu on suure või väikese projektiga, seda nii eelarve kui seda teostavate inimeste arvu poolest, kõik need karakteristikud kehtival igal juhul, varieerub vaid nende maht.

Missugused on projektiga seotud etapid ja tegevused?
Projekt jaguneb järgmisteks etappideks:
käivitamine – teadvustatakse endale projekti teostamine vajadus ja pannakse paika miks seda on vaja teha (defineeritakse probleem/eesmärk);
planeerimine – eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevuste loetlemine, ajaline määratlemine, eelarve koostamine ja meeskonna loomine;
elluviimine – jooksvalt kõige tegevuste haldamine ja teostamine, jooksev kontroll ja monitooring;
kokkuvõte ja lõpetamine – projekti kokkuvõtete tegemine, analüüs ja aruandluse koostamine ning esitlemine kõigile osapooltele.
Kõik etapid on projekti lahutamatud osad ja iga etapi edukas läbimine omab väga olulist rolli terve ettevõtmise edus. Samas on sõlmpunktiks planeerimisetapp – kui selles kõik väga täpselt planeerida, määratleda ja kõigile osapooltele üheselt mõistetavalt kirja panna, siis kindlustatud, et edasised etapid sujuvad palju edukamalt.
Tihti alahinnatakse aruandluse ja kokkuvõtete tegemise etappi, kuna võib tunduda, et projekti võiks lugeda lõppenuks kui tegevused teostatud, aga nende järgselt tuleb korraks kõrvale astuda ja koostada projekti kokkuvõte ning vajalikud aruanded nii ise-enda kui ka erinevate partnerite jaoks. See tagab järgmiste projektide jaoks enda kindluse ja partnerite usalduse. Isegi kui kõiki eesmärke ei saavutatud või kõik ei läinud nii nagu planeeritud, on hea see kirja panna ja analüüsida, kuidas kõik sujus, kas midagi võiks teha järgmine kord teistmoodi.

Kuidas koostada projektitaotlust?
Tihti aetakse projekte tehes segamini projekti ja taotluse mõiste. Tänasel päeval toimub rahastajatelt finantside saamine ja partnerite kaasamine nö projektipõhiselt (nii riiklikud ja rahvusvahelised teotusprogrammid kui ka erasponsorid). Taotlus on dokument, mis hõlmab endas projekti tutvustust koos partnerilt taotletava toetuse kirjeldusega. Tihti on potentsiaalsel partneril selle jaoks ka olemas spetsiaalne vorm.
Rahastajate poolt välja pakutud vormid on küll väljanägemiselt erinevad, kuid üldjoontes on nende täitmiseks vaja teada siiski sama informatsiooni. Kui taotlusvormi pole, siis tuleb sama informatsioon kirja panna vabas vormis:

- Eesmärgid
Projekti teostamise aluseks on eesmärk ehk vastus küsimusele, miks seda projekti tehakse. Projekti üheks edukuse aluseks on eesmärgi täpne kirjeldamine ja seda ühtselt kõigi projekti ellu viimisega seotud osapoolte jaoks. Eesmärgid võib jagada kaheks: üldine eesmärk ja alam-eesmärgid. Üldine eesmärk on kaugemale ulatuv visioon, milleni tahetakse pikaajaliselt jõuda, alam-eesmärgid on konkreetsed situatsioonid tulevikus, mis on saavutatavad konkreetse projektiga.

- Tulemused
Igal projektil on tulemused ehk siis midagi, mis mõõdetav (nt näituse külastajate arv, raamatute trükitiraaž). Tihti on just planeeritavad tulemused need, mis saavad otsustavaks partnerite/rahastuse leidmisel ja samas annavad teostajale aimu, kas üldse tasub projekti läbi viia olemasolevate vahenditega. Tulemusi kirjeldades peab kindlasti ära märkima planeeritava arvulise näitaja, mille poole liigutakse (nt näitust külastab 1000 inimest, ilmunud on raamat tiraažiga 500 eksemplari).

- Sihtgrupp
Sihtgrupp on inimesed või grupid, kellele projekt on suunatud või kes projektist otseselt või kaudselt kasu saavad. Sihtrühmade määratlemisel pole kindlat reeglit, see võib olla nii kitsas või lai kui konkreetne projekt nõuab. Oluline on sihtrühm võimalikult täpselt kirjeldada, et saada enda jaoks selgemaks, kellele tegevused, sh teavitustegevused, suunata. Sihtrühma võib määrata soo, asukoha, vanuse, haridustaseme, eriala jne järgi. Partneri jaoks saab sihtrühm oluliseks, kas projekti toetades jõuavad ka nemad läbi projekti õige sihtrühmani.

- Partnerid
Kuigi projekti saab ka läbi viia ise, siis on kasulik kaasata partnereid, kel on  projekti toimumises oma roll. Partnerid võivad olla nii üksikisikud kui ka asutused ja nad panustavad projekti rahaliselt, kaastööna või vahenditega (tooted, teenused vms). Partnerile/rahastajale taotlust koostades tuleb ka teised juba projekti kaasatud partnerid ära nimetada.

- Tegevuskava
Loetelu kõikidest projekti tegevustest koos iga tegevuse eest vastutaja ja ajalise kestvusega. Taotluse saaja saab sellest osast vaadata kui  täpselt on projekt planeeritud ja selle läbi saada kindlust, et teostaja mõistab ja on planeerinud projekti kõiki aspekte.

- Eelarve
Eelarve on tegevuskava väljendus rahalises vääringus. Eelarve koosneb alati kahest poolest – kuludest ja tuludest (kulude katmiseks planeeritud finantseeringud). Kulud moodustuvad töötasudest, vahendite/teenuste maksumusest, teavituskuludest, üldkuludest ja muudest kuludedst. Tulud võivad olla omafinantseering, partnerite finantseering ja teenitud tulu. Projekti seisukohast peavad kulud ja tulud olema tasakaalus (iga kulu peab olema kaetud mingitest tuluallikatest). Taotluse juures tuleb eelarves ära märkida ka kui palju rahastajalt/partnerilt oodatakse panust projekti.

- Riskid
Iga projekti elluviimisega on seotud riskid, nii finantsilised kui ka korralduslikud. Lisaks riskide loetelule on vaja mõelda ka ohtude tekkimisel nende lahendamise võimalike stsenaariumide peale. Riskide õige hindamine ja lahendamise stsenaariumide planeerimine projekti alguses aitab hilisemastes etappides nendega kergemini tegeleda. Iga taotluse saajat huvitab kui täpselt on riskid hinnatud, see aitab neil hinnata enda panust projekti (nt kui taotleja pole hinnanud oma riske adekvaatselt, võib rahastaja keelduda projektis osalemisest, sest pole kindel, et projekt üldse lõpuni viiakse kui ohude ilmnemisel).

- Taustainfo
Lisaks enda teadmistele ja oskustele projekti läbiviimisel mõjutavad projekti ka mitmed välised tegurid, mis pole otseselt meie kontrolli all, näiteks majanduslikud näitajad, seaduslikud piirangud jms. Selleks, et oma projekti edu garanteerida peab planeerimise etapil olema ka kirja pandud, kuidas välismõjurid  projekti mõjutavad. Taotlust koostades on üheks oluliseks taustinfoks ka rahastaja või partneri seatud reeglid toetuse eraldamiseks või projektides osalemiseks. Oma taotlust koostades tuleb see aluseks võtta ning projekti kirjelduses viidata. Oluline on näidata, et planeeritav projekt sobib partnerile/rahastajale.

Kuidas leida partnereid? Kust leida kunstiprojektide rahastamisvõimalusi?
Partneri leidmiseks ei ole ühtest reeglit. See sõltub sellest, missuguse projektiga on tegemist ja missuguseid partnereid soovitakse projekti kaasata. Tihti on partneriteks asutused või isikud, kel on sarnased eesmärgid või soovid. Nendega koostöös saab  projektile anda laiemat kõlapinda ja kaasata selle teostamiseks lisajõude. Tavaliselt on selliseid partnereid kõige kergem leida, sest tegutsetakse samas valdkonnas ja varasem kokkupuude peaks juba olema (nt mõne varasema projekti raames). Samas sarnase partneri leidmine rahvusvaheliselt võib aga osutuda palju raskemaks, eriti kui varem ei ole rahvusvahelise projektiga kokkupuudet olnud. Sellisel juhul on võimalus külastada erinevaid rahvusvahelisi üritusi, kus samas valdkonnas tegutsevad inimesed kogunevad (messid, näitused, seminarid) ja kus oleks võimalik uusi kontakte luua. Alati on võimalus ka uurida internetist, kas keegi on kuskil mujal sarnase projektiga tegelenud ja siis otse kontakteeruda nendega, kuigi väga oluline on sealjuures arvestada, et rahvusvahelisse projekti partneri kaasamisel tuleb neid enne tundma õppida, et mõlemad pooled panustaksid projekti ühtlaselt ja näeksid kasu mõlemapoolsena.
Teine rühm partnereid on nö toetajad või sponsorid, kes panustavad projekti kas rahaliselt või  mõne oma teenuse/tootega. Nende seotus projektiga pole nii suur kui eelmisel rühmal, sest nemad näevad projektis peamiselt võimalust enda tutvustamiseks projekti sihtrühmale. Otsides toetajaid oma projektile, siis Eesti praktika näitab, et kergem on leida asutust, kes toetab projekti oma teenuse või tootega, sest see on väga otsene reklaam toetajale ning sellega kaasnevad lisakulutused on väiksemad. Keerulisem on kaasata juba mõne eratoetaja rahalist toetust, sest sellega kaasneb toetajale kindel rahaline väljaminek (Eestis ei kehti kahjuks ka erafirmadele maksusoodustus projektidele antud toetuste eest) ja sellisel juhul peavad nad nägema väga otsest kasu projektist ning olema kindlad projekti toimumises. Ka selliste partnerite leidmisel on muidugi kasu omaenda varasematest kontaktidest. Kui neid pole siis tuleb mõelda missuguse valdkonna asutusi soovitakse projekti toetama kaasata või uurida, missugused potentsiaalsed partnerid võivad olla projekti sihtrühmast huvitatud ning läbi viia taustuuring (kontaktandmed, toetuste taotlustega tegelevad inimesed, toetuste andmise põhimõtted, varasem tegevus toetajana). Toetajate/sponsorite leidmine on projektis (eriti just suuremates) eraldi töö/tegevus, mis nõuab palju pühendumust ja ka kogemust.
Kolmas rühm partnereid on institutsioonid, kelle tegevus ongi jaotada toetusi erinevatele projektidele, seda nii Eestis kui rahvusvaheliselt. Nende partnerite leidmine on  lihtsam, sest on olemas mitmeid andmebaase, kust saab otsida erinevaid toetusvõimalusi, nt:
Kultuuriministeeriumi kodulehel www.kul.ee (ära toodud erinevad rahastusvõimalused),
Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse kodulehel www.eas.ee on olemas toetusvõimaluste andmebaas.
Need leheküljed on hea alguspunkt rahstamisvõimaluste leidmiseks. Ka Eestis on olemas firmasid ja isikuid, kes on spetsialiseerunud erinevate suuremate projektitaotluste kirjutamisele, keda võib suuremate ja raskemate projektide koostamisel kasutada, eriti just Euroopa Liidu suuremad toetusfondid.

Kuidas koostada meeskonda?
Meeskonna koostamisel kehtib reegel, et meeskond peab olema nii suur kui võimalik ja nii väike kui vajalik. Projektil on piirangud rahaliselt või tegevuste arvukuselt kui palju inimesi üldse saab projektis kaasa töötada. Samas peab hindama projekti alguses, et meeskond oleks piisavalt suur, et kõik vajalik saaks tehtud.
Projektil peab olema projektijuht, kelle kooordineerida ja juhtida on projekt, kes teeb vastavad otsused ja vastutab oma meeskonna töö eest.
Meeskonna liikmete arv ei ole piiratud, aga peab arvestama, et kõik projekti olemusest tulenevad valdkonnad oleksid kaetud. Seda saab hinnata läbi planeeritavate tegevuste nimistu lisades iga tegevuse juurde vastutaja. Meeskonna liikmete valikul on oluliseks määrajaks iga osaleja professionaalsed oskused ning hea koostöö teiste projekti osalistega. Kõik projekti meeskonna liikmed peavad ühtselt mõistma projekti eesmärke, et töö käigus ikka olla ühel suunal.
Projektide puhul peab arvestama sellega, et tööülesannete hulk on tihti ajas kasvav, mistõttu peab meeskonna kaasamisel arvestama varuga. Projekti algusfaasis peab olema kaasatud meeskonna põhituumik, kes tegutsevad planeerimisega, partnerite leidmisega, teavitustöö planeerimiga jne  aga projekti kulminatsiooonis võib osutuda vajalikuks kaasata kas ajutist tööjõudu või siis vabatahtlikke abistama pisemate tegevustega.

Kuidas juhtida meeskonda?
Meeskonna juhtimise kohta on välja töötatud mitmeid teooriaid, samas põhimõte on see, et meeskonna liikmete ülesanded ja rollid peavad olema täpselt ära jaotatud. Igaüks peab teadma, mille eest tema vastutab, mis on tema tähtajad ja kellega tema töö kõige tihedamalt veel seotud on meeskonnas.
Projektil peab olema juht, kes hoiab kõike ohjes, kes vastutab projekti teostamise eest ning juhib/motiveerib oma tiimikaaslasi. Projektijuht seab oma meeskonnaliikmetele motiveerivad eesmärgid, mille poole püüelda, kindlustab, et kõigi osalejate vahel on jagatud informatsiooni projekti vajalike aspektide osas (kõigepealt muidugi projekti taust ja eesmärgid ning töö käigus efektiivne infovahetus), samas ka kaasama oma meeskonda otsuste tegemisse. Kõige parem on siiski juhtida ka läbi enda eeskujuks seadmise, seda just oma tööülesannete teostamise korrektsuse ja õigeaegsusega, siis see motiveerib ka teisi oma tööd hästi tegema.

Kuidas teostada projekti teavitustegevust?
Projekti üheks oluliseks tegevuseks on teavitustegevused, mis tagavad piisava sihtrühma huvi projekti vastu ning annab võimaluse projektile luua postiivne foon. Heade tulemuste saavutamisel, on oluline nendest ka kõigi osapoolte teavitamine. Lihtsaim arusaam projekti turundamisest on meediasse informatsiooni saatmine ning turundusmaterjalide tootmine (kodulehekülg, trükised jne). Sama oluline on ka kõigi projektiga seotud osapoolte teavitamine projekti käigust ning tulemustest. See protsess algab juba projekti planeerimise faasis, kui on paika pandud projekti eesmärgid, soovitavad tulemused ja tegevuskava – tuleb tekitada huvi potsentsiaalsetes partnerites ja publikus. Ka see materjal, mida esitatakse võimalikele toetajatele või rahastajatele, peab olema läbi mõeldud ja korralikult vormistatud. Projekti käigus ongi peamine teavitustöö sihtrühma ja osapoolte informeerimine projekti tegevustest (nt näituse toimumise reklaamid ja info piletite, asukoha vms kohta).
Teavitustöö kõige olulisem faas on kokkuvõtete etapis, mil on oluline presenteerida tulemusi ja parimaid kogemusi projekti toimumisest. See aitab kinnitada kõikidele osapooltele, et projekti toimumine ja sellele kaasa aitamine oli õigustatud. Sellega luuakse hea baas tulevikus uute projektide algatamiseks ja teostamiseks.

Toetajad
Estonia pst. 7 / Teatri väljak 1 tao@artun.ee tel: 626 7345